Банковская выписка: как бот раскладывает расходы по статьям за вечер
Конец месяца. На счёте меньше, чем вы ждали, хотя заказов было не меньше обычного. Вы открываете выписку: несколько сотен строк, а в назначении половины платежей написано «оплата по счёту № 117», и ни слова о том, за что. Аренда понятна, зарплаты понятны, остальное расползлось по десяткам получателей. Бухгалтер сдал отчётность, и у него всё сходится. А на простой вопрос, куда ушли деньги, ответа нет ни у него, ни у вас.
Ответ лежит в той же выписке. Её нужно разложить по вашим статьям расходов: аренда, реклама, подрядчики, сервисы, закупка. Руками это долго и скучно, поэтому разбор откладывают из месяца в месяц. Бот может сделать черновую разметку за вас: пройти по каждой строке, поставить статью, спорные платежи вынести отдельно и показать, что изменилось к прошлому месяцу. Выводы и решения про деньги остаются за вами.
Почему по выписке не видно, куда уходят деньги бизнеса
Выписка разложена по датам, а не по смыслу. Одна и та же статья размазана по месяцу: реклама уходит двум подрядчикам и трём площадкам, сервисы списываются по мелочи с карты то в начале, то в конце месяца. Чтобы сложить их вместе, надо помнить, кто есть кто.
Назначение платежа пишет тот, кто выставил счёт, и часто оно ничего не объясняет. «Услуги по договору» может быть монтажом, бухгалтерией или арендой техники.
В выписке перемешано то, что расходом вообще не является: переводы между своими счетами, деньги, которые вы вывели себе, возвраты клиентам, погашение займа. Если их не отделить, кажется, что бизнес тратит больше, чем на самом деле.
И бухгалтер тут не поможет, это не его работа. Он ведёт учёт для налоговой и отчётности, и его статьи отвечают на вопросы налоговой. Вопрос «сколько мы в месяц отдаём за рекламу и за сервисы» он может вовсе не считать.
Есть ещё мелкие регулярные платежи. По отдельности каждый незаметен, вместе они набегают в заметную сумму. Сервис, которым перестали пользоваться весной, может списывать деньги до сих пор.
Какое правило держать
Статьи пишете вы. Бот размечает каждую строку и прямо помечает, где не уверен. Спорные платежи вы проверяете руками. Что сократить, а что оставить, тоже решаете вы. Налоги и бухучёт остаются у бухгалтера.
И про доступ. Бот не входит в ваш интернет-банк. Вы сами выгружаете выписку и кладёте ему файл. Прав на платежи у него нет и не должно быть.
Как разложить выписку по статьям за вечер
- Напишите свои статьи расходов. Восемь-двенадцать, не больше. Например: аренда, зарплаты, подрядчики, реклама, сервисы и подписки, закупка, доставка, налоги и взносы, комиссии банка, связь, прочее. К каждой одна строка о том, что туда входит: «Реклама: площадки и подрядчики по рекламе, но не дизайнер за логотип». Рядом отдельный список того, что не считается расходом: переводы между своими счетами, деньги себе, возвраты клиентам, займы.
- Выгрузите выписку за месяц. Интернет-банк для бизнеса обычно отдаёт выписку в нескольких форматах: таблицей Excel или CSV, текстовым файлом для 1С, PDF. Берите таблицу: из PDF бот тоже прочитает, но цифры в таблице надёжнее. Нужны дата, сумма, получатель и назначение платежа. Берите только расчётный счёт бизнеса. Если часть расходов вы оплачиваете с личной карты, в этот разбор они не попадут, и картина будет неполной. Для первого раза выгрузите сразу два месяца, чтобы было с чем сравнить.
- Покажите боту примеры. Разметьте сами десяток строк и к каждой допишите, почему так: «ИП Соколов, "услуги по договору № 5": подрядчики, это наш монтажник». По примерам бот понимает ваши статьи лучше, чем по одному описанию. Если какую-то работу боту проще показать на экране, чем описать, об этом статья как учить бота демонстрацией.
- Получите разметку и список «не уверен». У каждой строки стоит статья. Строки, в которых бот сомневается, не прячутся среди остальных, а идут отдельным списком, и у каждой вопрос: что именно непонятно.
- Разберите спорные руками. Каждое решение допишите одной строкой в файл с правилами: «Переводы Петровой И. С.: подрядчики, это наш курьер». В следующем месяце бот этот вопрос уже не задаст.
- Получите сводку по статьям и сверьте итог. Сколько ушло по каждой статье за месяц, сколько в прошлом, где разница заметная и из каких платежей она сложилась. Итог сверяете вы: сумма по всем статьям вместе с «не расходом» должна совпасть с итогом списаний за месяц в самой выписке. Если не совпало, значит, роль пропустила или задвоила строки, и сводке пока верить нельзя.
- Получите список регулярных платежей. Всё, что уходит каждый месяц одному и тому же получателю. Напротив каждой строки вы пишете одно слово: «нужно», «проверить» или «отключить». Отключаете сами.
Итог вечера можно проверить: таблица месяца, где у каждой строки выписки стоит статья, сводка с разницей к прошлому месяцу и ваш короткий список решений. Например: «второго подрядчика по рекламе остановить», «хранилище: проверить, пользуемся ли».
Что делать со спорными платежами
Спорных обычно несколько видов. Переводы частным лицам: подрядчик, сотрудник, возврат клиенту или ваши личные деньги. Платежи без назначения или с назначением «по счёту №». Возвраты от поставщиков. Один получатель, через которого идут две статьи сразу: например, поставщик, у которого вы берёте и товар, и доставку.
Угадывать их бот не должен. Его задача: вынести такие строки отдельно и объяснить, почему он не уверен. А ваша задача: решить и записать правило. Если платёж честно относится к двум статьям, договоритесь заранее, как поступать: делить сумму или класть всё в основную статью.
С каждым месяцем правил в этом файле больше, и спорных строк должно становиться меньше. Это наше наблюдение, а не обещание: если у вас каждый месяц новые подрядчики, спорных будет много всегда.
Как поставить эту задачу в Grok Bot
В Grok Bot у каждого бота своя роль. Здесь хватит одной, назовём её «разбор расходов». Задание для неё лучше записать вот так.
- На вход: выписка за месяц, ваш список статей с пояснениями, список «не расход», файл с правилами по получателям; со второго месяца ещё и прошлая таблица.
- На выход: таблица по каждой строке выписки с колонками «статья» и «уверен или нет» и с причиной, если не уверен; сводка по статьям с разницей к прошлому месяцу и общий итог для сверки с выпиской; список регулярных платежей; список вопросов к вам.
- Что нельзя: придумывать статьи, которых нет в вашем списке (вместо этого «прочее» и вопрос); давать советы по налогам; писать «этот расход лишний»; пересылать выписку куда-либо.
Файл с правилами живёт у роли от месяца к месяцу. В эфире Grok Bot 101 Мартин из SpaceXAI говорил, что с ботом можно разговаривать очень долго и он запоминает, как вы работаете. Но правила по получателям надёжнее держать в этом отдельном файле: его видите вы, и поправить его можете тоже вы.
Роль удобно поставить на расписание раз в месяц, например на третье число. К этому дню вы сами выгружаете из банка свежую выписку и кладёте её роли, а к вечеру она готовит таблицу и сводку. Если файла нет, роль пишет, что ждёт выписку, и ничего не достраивает по памяти. Что ещё ставить по расписанию, мы разбирали в статье что поставить на расписание первым.
У бота есть свой компьютер с браузером, и заходить на сайты он умеет. В интернет-банк его всё равно не пускайте: пароль, коды из СМС и права на платежи роли, которая раскладывает строки по статьям, не нужны. Когда бот работает через подключения, а когда через свой компьютер, мы разбирали в статье подключения или компьютер бота. Про разрешения и коды подтверждения есть отдельная статья: разрешения и двухфакторка без истерики.
Как может выглядеть сводка
Пример выдуманный, цифры условные. Небольшая студия ремонта квартир, сентябрь против августа:
«Сервисы и подписки: 18 300 ₽, в августе 12 400 ₽. Откуда разница: новый ежемесячный платёж 4 900 ₽ за облачное хранилище, в августе его не было; сервис рассылок списал 2 100 ₽ вместо 1 100 ₽. Реклама: 61 000 ₽, в августе 41 000 ₽. Откуда разница: новый подрядчик по рекламе, первый платёж 20 000 ₽ 9 сентября. Не уверен, 2 строки: перевод 12 000 ₽ Петровой И. С. без назначения: подрядчик или возврат клиенту? Платёж 7 450 ₽ поставщику плитки: закупка или доставка, в назначении есть и то, и другое. Не расход: 150 000 ₽ перевод на свой накопительный счёт, 60 000 ₽ владельцу».
Бот не пишет «хранилище надо отключить». Он показывает новый платёж, а нужен он или нет, знаете вы.
Поступления в этой сводке не участвуют. Кто из клиентов не заплатил, разбирается отдельно, об этом есть статья кто не заплатил: оплаты и долги клиентов. Здесь только списания.
Наши стоп-правила
- бот не входит в интернет-банк и не получает прав на платежи: работает только с выпиской, которую вы выгрузили сами;
- не проводит, не отменяет и не повторяет платежи;
- не отключает подписки и сервисы сам, даже если вы написали «отключить»;
- не сдаёт отчётность, не даёт налоговых советов, не правит бухучёт и не спорит с цифрами бухгалтера;
- не раскладывает на глаз: где не уверен, так и пишет;
- не пересылает выписку в другие сервисы и никому её не показывает.
В выписке ваши получатели, суммы, а иногда и фамилии сотрудников. Прежде чем класть её на компьютер бота, прочитайте статью общий компьютер: удобство и риск. Если роли незачем видеть зарплаты по людям, уберите их из выгрузки и оставьте одну строку «зарплаты, итого».
Если от месяца к месяцу растёт число строк, где роль уверенно поставила не ту статью, остановите её: значит, статьи описаны размыто. Перепишите пояснения к статьям и следующий месяц размечайте вместе с ней.
Честный размен
Бот снимает самую скучную часть: пройти по каждой строке. Но первый месяц всё равно стоит вам вечера: написать статьи, разметить примеры, разобрать спорные. Дальше быстрее, но не до нуля: появляются новые получатели, и решать по ним будете вы.
И это не управленческий учёт целиком. Здесь только расходы с расчётного счёта. Выручки, долгов клиентов, наличных и личной карты в этой картине нет. Чтобы решить, где сократить, её обычно хватает. Чтобы понять, зарабатывает ли бизнес, нет.
Что придётся делать самому
Раз в месяц выгружать выписку. Сверять итог сводки с итогом списаний в выписке. Держать список статей коротким и не заводить новую статью под каждый странный платёж. Разбирать спорные и дописывать правила. Читать сводку и принимать решения. Отключать сервисы и менять подрядчиков самому. И раз в квартал пересматривать статьи: если «прочее» разрослось, пора выделить из него новую.
Кому подойдёт, а кому нет
Подойдёт, если у вас один-два расчётных счёта и в месяц набегают десятки или сотни списаний. Если бухгалтер на аутсорсе ведёт налоги, а своей картины расходов у вас нет. И если вы хотите раз в месяц видеть, сколько уходит на рекламу, подрядчиков и сервисы.
Не подойдёт, если списаний в месяц пара десятков: быстрее посмотреть глазами. Если большая часть расходов идёт наличными или с личной карты: в выписке их нет. И если у вас уже есть финансовый директор или настроенный управленческий учёт: бот только повторит то, что у вас уже есть.
И загляните сначала в свой интернет-банк. В некоторых банках есть сервисы, которые сами раскладывают операции по вашим статьям по правилам: например, у Сбера это «Бизнес Аналитика». Если такой сервис у вас есть и его хватает, начните с него. Бот нужен, когда такого сервиса нет или когда вам важны свои вопросы по спорным строкам и список регулярных платежей на перепроверку.
Как проверить, что стало лучше
Перед первым разбором запишите, сколько, по-вашему, в месяц уходит на рекламу, подрядчиков и сервисы. Потом сравните со сводкой. Если цифры сильно разошлись, вечер уже потрачен не зря.
Через два-три месяца посмотрите на свои списки решений: сколько из них вы выполнили. Отключили сервис, пересмотрели подрядчика, договорились о другой цене. Если ни одного, сводка остаётся просто таблицей, и стоит подумать, нужна ли она вам. Как мерить пользу бота по делу, а не по ощущениям, есть в статье как мерить пользу бота.
С чего начать
Выгрузите выписку за два последних месяца и напишите десяток статей с пояснениями. Отдельно запишите, что не считается расходом. Разметьте сами десять строк для примера, и роли будет от чего оттолкнуться. Если вы ещё выбираете, какую рутину отдать боту первой, начните со статьи автоматизация рутины: с чего начать.
Когда будете готовы настроить своего бота, начните со страницы /start.
Дальше: посмотрите, как бот сверяет оплаты и долги клиентов, и разберитесь, что поставить на расписание первым.