Кто не заплатил: как бот сверяет оплаты и готовит напоминания клиентам
Пятница, вечер. Вы открываете переписку с клиентом, чтобы спросить про новый заказ, и вдруг вспоминаете: а прошлый счёт он вообще оплатил? Вроде писал «на этой неделе закроем». Вы лезете в банк, листаете поступления, находите какой-то платёж от похожей фирмы, но сумма не та. Писать «вы мне должны» неловко. Не писать - деньги так и висят. Вы закрываете банк и решаете разобраться в понедельник. В понедельник снова не до того.
Пока долги живут в голове, ваши деньги лежат у клиента, а вечера уходят на то, чтобы вспомнить, кто кому что обещал. Ниже - как за один вечер в неделю видеть честную картину и спокойно напоминать.
Почему владелец не знает, кто ему должен
Счета лежат в одном месте: в таблице, в сервисе счетов или в папке с файлами. Поступления - в банке. А договорённости вроде «заплачу в пятницу» или «половину сейчас, половину после сдачи» - в переписке. Три места, и ни одно не отвечает на простой вопрос «кто мне сейчас должен».
Сверять руками долго. Напоминать неловко, особенно хорошему клиенту, с которым работаете давно. Поэтому сверка откладывается, а неловкость только растёт: чем дольше молчите, тем тяжелее потом написать первое сообщение.
Какое правило держать
Сверка и черновик - бот. Кому напомнить, когда, каким тоном и надо ли напоминать вообще - вы. Отправку тоже делаете вы, там, где обычно пишете клиенту.
К банку бот доступа не получает. Только выписка, которую вы сами выгрузили и положили. Никаких прав на платежи, никакого входа в интернет-банк по паролю.
И ещё одно. Если бот не может уверенно сопоставить платёж со счётом, он не угадывает. Такой случай идёт в отдельную графу «непонятно», и разбираете его вы.
Как свести оплаты за один вечер
- Выгрузите список выставленных счетов за период. Например, за последний месяц. Нужны номер счёта, клиент, сумма, дата и срок оплаты, если он был. Если срока в счёте нет, договоритесь с собой заранее: либо ваш обычный срок записан в задании роли (например, 5 рабочих дней), либо счёт без срока уходит в «непонятно».
- Выгрузите выписку поступлений за тот же период. Из своего интернет-банка, в таблицу или файл, как банк позволяет. Только поступления за этот период и только с расчётного счёта бизнеса, не с личной карты. Без списаний и лишних столбцов.
- Попросите сверку. По номеру счёта в назначении платежа, по сумме, по названию клиента.
- Получите таблицу с пятью статусами. Оплачено, оплачено частично, просрочено, ждём (срок не наступил), непонятно. Напоминания готовятся только для просроченных и для частичных, у которых срок уже прошёл.
- Разберите «непонятно» руками. Платёж без назначения, чужое название плательщика, две оплаты одной суммой от разных людей. Здесь нужна ваша память и ваша переписка, а не догадка бота.
- Получите черновики напоминаний в двух тонах. Мягкое - «кажется, потерялось». Деловое - с номером счёта и суммой. Третий тон, последнее напоминание перед паузой в работе, бот готовит только если в вашей заметке по клиенту так и написано.
- Выберите текст, поправьте и отправьте сами. И запишите в таблицу, о чём договорились: какую дату назвал клиент.
Итог вечера, который можно проверить: таблица по всем счетам за период с пятью статусами, где у каждого должника стоит дата следующего шага, а у счетов «ждём» - дата, когда наступит срок. Не «все заплатили», а «я знаю, кто должен и что я делаю дальше».
Как напомнить об оплате и не испортить отношения
Тон зависит от истории клиента. Тот, кто первый раз опоздал, скорее всего просто забыл или счёт застрял у его бухгалтера. Ему хватит короткого мягкого напоминания. Тот, кто задерживает каждый раз, получает деловой текст с номером счёта, суммой и вопросом про дату.
Бот предлагает текст, вы добавляете личное: имя, деталь из последнего разговора, спасибо за прошлую работу. Пауза в работе - это ваше решение, а не строчка, которую бот вставил для убедительности.
Чего не должно быть в напоминании от бота: угроз, штрафов, слов про суд и юридических формулировок. Если вы считаете, что дело идёт к претензии, это разговор с юристом, а не задача для черновика.
Как поставить эту задачу в Grok Bot
Одна роль - «контроль оплат». Задание у неё короткое, и лучше записать его прямо так.
- На вход: ваша выгрузка счетов, ваша выписка поступлений за тот же период, короткий регламент тона и заметки по клиентам, если есть (кто платит через бухгалтера, с кем договорились о частях); со второй недели - ещё и прошлая таблица с договорённостями.
- На выход: таблица по каждому счёту со статусом (оплачено, частично, просрочено, ждём - срок не наступил, непонятно) и причиной статуса; для просроченных и для частичных после срока - черновики напоминаний в мягком и деловом тоне; отдельный список «непонятно» с вопросом, что именно не сошлось.
- Что нельзя добавлять: скидки, рассрочку, новые сроки, пени и штрафы, угрозы, слова про суд, паузу в работе без вашей пометки, сведения о клиенте, которых нет в выгрузках и заметках.
Если данных не хватает, бот пишет «недостаточно данных, проверьте сами», а не додумывает, кто и за что платил.
Вторая неделя устроена так же, но к двум выгрузкам вы добавляете прошлую таблицу с договорённостями. Клиента, который назвал дату, бот до этой даты не трогает. Если дата прошла, а денег нет, он предлагает следующий тон. Жёстче делового бот без вашего решения не пишет.
Роль в Grok Bot удобно поставить на расписание раз в неделю. В выбранный день вы сами кладёте две свежие выгрузки, а к вечеру роль готовит таблицу и черновики. Сама в банк она не ходит: без вашей выписки ей не с чем работать. Что ещё ставить по расписанию - в статье что поставить на расписание первым.
Пример. Условные цифры, чтобы показать механику. Счёт № 214 студии «Кедр» на 48 000 ₽, срок оплаты 25 сентября. В выписке от «Кедра» есть платёж на 30 000 ₽ с назначением «оплата по счёту 214». Статус: оплачено частично, остаток 18 000 ₽. В заметках: «Ольга, всегда платят вовремя, первый раз такое».
Черновик, мягкий тон: «Ольга, добрый день. Пришло 30 000 ₽ по счёту № 214, спасибо. По счёту остаётся 18 000 ₽. Подскажите, пожалуйста, когда ждать вторую часть, или, может быть, оплата уже в пути?»
Вы смотрите: правда ли пришло 30 000 и именно по этому счёту, не договаривались ли вы с Ольгой на две части (если договаривались - напоминание не нужно вовсе). Ни скидки, ни «иначе приостановим работы». Отправляете сами, там, где обычно с Ольгой переписываетесь.
А рядом в графе «непонятно» строка: «Платёж 15 000 ₽ от ИП без назначения, похожих счетов два: № 209 и № 217. Чей это платёж?». Это вы разбираете руками, бот не выбирает за вас.
Обещания со звонков, вроде «оплатим в пятницу», удобно ловить в соседней роли: хранитель обещаний и сторож запросов.
Стопы: чего бот не делает с деньгами
- не отправляет напоминания сам - кнопку жмёте вы;
- не проводит платежи, не выставляет и не отменяет счета;
- не входит в интернет-банк по паролю и не обходит двухфакторку - только ваша выгрузка. Подробнее: разрешения и двухфакторка без истерики;
- не обещает скидки, рассрочку и новые сроки;
- не начисляет пени и штрафы и не грозит судом или передачей долга третьим лицам;
- не предлагает новое напоминание раньше даты, которую назвал клиент;
- не вносит ничего в бухгалтерию, CRM и банк без вас;
- не решает, приостанавливать ли работы с клиентом.
Роль выключайте, если бот раз за разом ставит «оплачено» там, где не уверен, или дописывает в черновики условия, которых вы не давали. Вернитесь на неделю к ручной сверке и поправьте регламент.
Чем это отличается от бухгалтерии и взыскания
Это не учёт и не взыскание долгов. Бухгалтер ведёт учёт, юрист занимается спорами. Здесь задача проще: раз в неделю честно увидеть, кто не заплатил, и не бояться первого сообщения. Если хочется понять, с какой рутины начинать вообще, - автоматизация рутины: с чего начать.
Как понять, что работает: через месяц посмотрите, остались ли счета, про которые вы не знаете, оплачены они или нет. Без процентов, просто глазами.
В эту пятницу не листайте банк в надежде вспомнить. Две выгрузки, сверка, графа «непонятно», черновик, ваша правка, ваша отправка. Напоминать станет не так неловко, когда вы точно знаете, о чём напоминаете. С чего начать: /start.
Дальше: что поставить на расписание первым - еженедельная сверка оплат хорошо туда ложится. Также: хранитель обещаний.