Остатки на складе: когда заказывать товар: разбор с ботом

Почему товар заканчивается внезапно?

Обычно остатки смотрят глазами, когда покупатель уже спросил, а нужной позиции нет. Срок поставки в голове не держат. Заметили, что осталось мало, заказали, а везут десять дней. Всё это время позиции нет на полке. И ещё ходовые позиции теряются среди сотен неходовых. Пролистать таблицу остатков руками и заметить, что именно заканчивается, тяжело.

В итоге картина обычная: ходовое кончилось в самый неподходящий момент, а неходовое лежит на складе и держит деньги. Допустим, зарядные кабели разлетаются каждую неделю, а редкий чехол стоит на полке месяцами. И внимание уходит не туда.

Бывает и обратная ошибка. Один раз товар кончился, и в следующий раз его берут с большим запасом, просто чтобы не повторилось. Через пару месяцев заметная часть склада состоит из того, что заказали от страха. Деньги лежат на полке, а на ходовое их уже не хватает. Обе ошибки от одного: решение принимают на глаз, без простой проверки по цифрам.

Правило для заказа: три цифры и ваш запас в днях

Тут работает одно правило: остаток, продажи за последние недели, срок поставки и ваш запас в днях на случай задержки или всплеска спроса. Расчёт по этим цифрам и готовый список делает бот. Заказ, выбор поставщика и сумму решаете только вы.

Если по позиции чего-то не хватает, бот не угадывает. Например, не указан срок поставки или продажи выглядят странно: был один всплеск и больше ничего. Или в эти недели товар заканчивался, и продаж не было не из-за спроса. Тогда продажи за период занижены, и кажется, что остатка хватит дольше, чем на деле. Такую позицию бот помечает отдельно, чтобы вы разобрались сами.

Ещё одну границу задаёте вы: что значит «скоро». Например, если остатка хватит не больше чем на неделю сверх срока поставки с запасом. Бот просто держит это правило каждую неделю одинаково.

Как собрать список «что заказать» за вечер?

Как это считается на одной позиции. Допустим, зарядные кабели. За 6 недель, то есть за 42 дня, продали 84 штуки. Выходит 2 штуки в день. На складе 40 штук, значит, хватит на 20 дней. Поставщик везёт 10 дней, и ещё 5 дней вы держите про запас. Нужно, чтобы остатка хватило хотя бы на 15 дней. 20 больше 15, но не больше 15 + 7 = 22 дня, поэтому кабели попадут в «скоро». А если бы на складе было 20 штук, их хватило бы на 10 дней. Это меньше 15, и позиция ушла бы в «заказать сейчас».

То же самое в штуках: 2 штуки в день умножить на 15 дней, это 30 штук. Это и есть точка заказа. Пока на складе больше 30 кабелей, можно ждать, при 30 и меньше пора заказывать. Сколько заказать, решаете вы. Простая подсказка: столько, чтобы хватило до следующей проверки и ещё на срок поставки с запасом. При проверке раз в неделю это 7 + 15 = 22 дня, то есть около 44 штук минус то, что ещё лежит на складе в день заказа. Бот может посчитать эту подсказку, но объём, сумму и заказ выбираете вы.

Итог вечера: список заказа на неделю. У каждой позиции подписано, почему она в нём: на сколько дней хватит остатка и сколько нужно по сроку поставки с запасом.

Первый раз уйдёт больше времени. Названия позиций в остатках и в продажах могут не совпадать, у части поставщиков срок поставки никто не записывал. Это нормально. Бот покажет, где пробелы, вы их заполните один раз, и дальше будет быстрее.

Неликвид: бот показывает, вы решаете

Бот выносит такие позиции в отдельный список: остаток есть, а продаж за весь период не было. Что с ними делать: распродать со скидкой, вернуть поставщику, если условия позволяют, или просто оставить как есть, решаете вы. Бот только показывает, что такие позиции есть и что они занимают место и держат деньги. Решать он не берётся.

Это можно отдать Grok Bot

Grok Bot делает всё это по расписанию, например каждый понедельник утром. Берёт свежие выгрузки остатков и продаж, считает по вашему правилу и присылает список: что заказать сейчас, что скоро, что лежит без движения. Вы проверяете, дописываете то, что знаете про сезон или акцию, и оформляете заказ сами.

Выгрузки вы кладёте в общую папку с доступом для бота или просто присылаете ему файлами. Правило запаса записываете один раз. Если поставщик сменился или стал возить дольше, скажите боту, и он будет считать по новому сроку.

Если раньше с такими ботами не работали, начните с текста про то, что такое Grok Bot. Какие ещё задачи, кроме остатков, удобно отдать на расписание, я разбирал отдельно: что поставить на расписание. Если кажется, что разбираться с нейросетями некогда вообще, загляните в статью про нейросети для бизнеса, когда нет времени. А если вы только думаете, с чего начать, есть разбор про автоматизацию рутины в бизнесе.

Одна оговорка: подписка Grok Bot покупается отдельно.

Чего бот не делает?

Хотите перестать держать остатки в голове и получать готовый список раз в неделю? Вот С чего начать.