Тендеры для малого бизнеса: бот ищет закупки и разбирает документацию, заявку подаёте вы
Вечер четверга. Вы случайно находите закупку ровно под ваш товар: регион ваш, сумма подходящая. Приём заявок заканчивается завтра утром. Вы открываете документацию - извещение, описание объекта закупки, проект контракта, формы - и где-то в середине видите обеспечение, о котором не подумали, и штраф за каждый день просрочки. Заявку вы уже почти собрали. Участвовать или нет, приходится решать ночью и наспех.
Искать тендеры без отдельного специалиста можно спокойнее. Раз в день вы выгружаете из ЕИС таблицу закупок по своим фильтрам и отдаёте её боту. Он отбирает подходящие по вашим правилам и на каждую готовит короткую выжимку: что закупают, сроки, обеспечение, штрафы, требования к участнику. Вы читаете выжимку, решаете, участвовать ли, и сами подаёте заявку со своей подписью.
Почему малый бизнес теряет тендеры ещё до подачи
Закупок много, площадок несколько, а поиск по ключевым словам приносит в основном шум: похожие слова, чужие регионы, суммы не вашего размера. Тендеры вы смотрите сами, по вечерам, когда есть время. Поэтому подходящая закупка часто находится за день до конца приёма заявок.
Вторая беда - порядок чтения. Сначала кажется, что подходит, и вы начинаете собирать заявку. Обеспечение, штрафы, требования к опыту и сроки поставки всплывают потом, когда работа уже сделана. Вы говорите себе «участвуем» раньше, чем дочитали условия.
Какое правило держать с первого дня
Бот отбирает закупки, делает выжимку документации и готовит вопросы заказчику. Решаете, участвовать ли, назначаете цену, подписываете заявку, вносите обеспечение и платите вы.
Бот работает с таблицей, которую вы ему дали, или с теми источниками, к которым вы открыли ему доступ. В ваш личный кабинет на площадке он не входит. Подать заявку на электронной площадке по 44-ФЗ вправе только участник, который зарегистрирован в единой информационной системе (ЕИС) и аккредитован на площадке, а сама заявка подписывается усиленной электронной подписью. Эта подпись ваша, и бот её не получает.
Главная польза бота здесь не в том, чтобы «найти выигрышный тендер». Он помогает быстро сказать «нет» тому, что вам не подходит, и честно объяснить почему. Тогда на «да» остаются силы и время.
Что бот должен знать о вашей компании
Перед первым запуском напишите для бота памятку о компании на одну страницу. Простыми словами, без канцелярита:
- что вы поставляете или делаете: своими словами, а если знаете - ещё и кодами ОКПД2;
- в каких регионах вы реально можете работать, с учётом доставки и выезда людей;
- на какие суммы контрактов вы готовы идти, снизу и сверху;
- какие сроки поставки или работы вы выдерживаете;
- чего у вас нет: лицензий, допусков, опыта исполнения похожих контрактов, своей техники;
- слова-исключения: что точно не ваше, даже если похоже по названию.
Памятка живая. В конце каждой недели вы смотрите, какие закупки бот зря пропустил и какие зря показал, и правите одну-две строки.
Как настроить поиск и разбор закупок за неделю
- Выберите одно направление и один-два региона. На первую неделю шире не нужно, иначе не поймёте, где ваши правила ошибаются.
- Запишите памятку для бота из раздела выше.
- Решите, где искать. Основной источник - открытая часть ЕИС, сайт zakupki.gov.ru. Там публикуются закупки по 44-ФЗ, а заказчики по 223-ФЗ, как правило, размещают там же извещения и документацию своих конкурентных закупок. В открытой части есть поиск с фильтрами. Над результатами поиска есть значок «Выгрузить результаты поиска» в виде стрелки вниз: вы выбираете, какие поля нужны и какие записи выгрузить, и получаете файл CSV, который открывается в Excel. Интерфейс сайта иногда меняется, так что названия кнопок могут немного отличаться. Эту таблицу вы и отдаёте боту. Если вы уже работаете на конкретных площадках или пользуетесь агрегатором, их можно подключить как запасной источник, если роль может туда зайти.
- Попросите подборку из таблицы. Новые закупки за сутки из вашей таблицы, отобранные по вашим правилам. У каждой: предмет, заказчик, сумма, срок окончания подачи и одна строка «почему подходит».
- Отметьте интересные и получите выжимку. Отметьте подходящие закупки, скачайте их документацию со страницы закупки и отдайте боту. В выжимке: что закупают, сроки исполнения, обеспечение заявки и контракта, штрафы, требования к участнику и к товару, как будут оценивать заявки, спорные места. Каждая строка со ссылкой на файл и пункт.
- Получите причины отказаться и вопросы. Отдельный список: нет лицензии, срок нереальный, товар описан под конкретную марку. И черновики вопросов заказчику, если что-то неясно.
- Сверьте спорное с оригиналом и решите. «Участвуем» или «нет», и одна строка, почему. Эта строка потом нужна, чтобы поправить правила отбора.
К концу недели подборка приходит каждый день после вашей выгрузки, и у каждой закупки в ней указана причина. На отмеченные есть выжимка со ссылками на пункты, а под каждой записано ваше решение.
На что смотреть в документации сначала
- Сроки. Когда заканчивается подача заявок и когда нужно поставить или сделать. Второй срок важнее: его вы будете выполнять.
- Обеспечение заявки и контракта. Сколько денег и в какой форме придётся заморозить, и на какое время.
- Проект контракта. Штрафы, порядок приёмки, сроки оплаты. Именно здесь обычно и прячутся неприятные условия.
- Требования к участнику. Опыт, документы, лицензии, допуски.
- Описание товара. Закон о закупках по общему правилу не разрешает описывать товар через конкретную марку, если это ограничивает круг участников. Указать марку можно, например, со словами «или эквивалент», а без них - только в отдельных случаях: скажем, когда товар должен быть совместим с тем, что у заказчика уже есть, или когда закупают запчасти к его оборудованию. Если марка стоит без «или эквивалент», это повод присмотреться и, может быть, задать вопрос заказчику.
- Национальный режим. С 2025 года действуют общие правила, по которым в закупках может стоять запрет или ограничение на иностранные товары либо преимущество для российских. Если ваш товар попадает в перечни, для подтверждения российского происхождения часто нужен номер записи в реестре российской промышленной продукции. Проверьте, что именно указано в извещении вашей закупки.
Бот находит и выписывает это из документов. Вывод о рисках делаете вы или ваш юрист.
Где помогает Grok Bot
Для тендеров в Grok Bot хватит одной роли, назовите её «тендеры». У неё своя памятка (та самая, на страницу), навыки и только те подключения, которые вы разрешили.
Надёжнее всего, когда таблицу даёте вы сами. Раз в день вы сохраняете из ЕИС таблицу по своим фильтрам и отдаёте роли: так роль видит ровно то, что видели вы, и ей не нужно самой ходить по сайтам. Если вам удобнее, можно дать роли доступ к агрегатору или площадке, куда роль может зайти.
Роль разбирает свежую таблицу и собирает из неё подборку. Когда вы присылаете файлы отмеченной закупки, она их читает и складывает выжимку в таблицу или документ.
Заявку к отправке от вашего имени она не готовит и в кабинет площадки не заходит. Мы отдельно разбирали, что поставить на расписание первым и как выбрать между подключениями и работой через компьютер бота.
Пример выжимки, как она может выглядеть:
«Поставка офисной мебели, заказчик - школа в вашем регионе. Подача до понедельника. Срок поставки после заключения контракта короче, чем вы обычно выдерживаете (проект контракта, раздел о сроках). Обеспечение заявки и контракта требуется (извещение, раздел об обеспечении). Штраф за просрочку есть (проект контракта, раздел об ответственности). Стулья описаны через марку, слов „или эквивалент“ нет (описание объекта закупки). Главная причина отказаться: срок поставки. Вопрос заказчику: допускается ли эквивалент по стульям».
В настоящей выжимке рядом с каждой строкой стоит номер пункта и сумма или срок из документа. Если пункта нет, строки нет.
Чего бот не делает с тендерами
- не подаёт заявку и не подписывает её вашей электронной подписью;
- не вносит обеспечение заявки или контракта и не проводит никаких платежей;
- не входит в личный кабинет на площадке по вашему паролю и не обходит двухфакторку, об этом есть статья про разрешения и двухфакторку без истерики;
- не решает, участвовать ли, и не назначает цену: он показывает факты из документации;
- не отправляет заказчику запросы разъяснений сам: готовит черновик, отправляете вы;
- не обещает победу в торгах и не оценивает шансы в процентах;
- не заменяет юриста в спорных условиях контракта.
Чем это отличается от тендерного агрегатора
Агрегатор показывает поток закупок по фильтрам. Здесь закупки дополнительно отбираются по вашим правилам, и вы получаете не список ссылок, а выжимку с причинами «да» или «нет» и ссылками на пункты. Агрегатор можно оставить источником: бот работает с тем, к чему вы ему дали доступ.
Что придётся делать самому
Если правила отбора слишком узкие, бот иногда пропускает подходящие закупки: название написано по-другому, код указан не тот. Поэтому первые недели придётся смотреть и на то, что он отсеял, хотя бы бегло, и поправлять правила отбора. Выжимка - не документ. Перед решением спорные строки всё равно придётся открыть в оригинале, и это ваше время каждый раз. Есть и ежедневная мелочь: таблицу из ЕИС выгружаете вы, раз в день, по своим фильтрам, и документацию по отмеченным закупкам скачиваете тоже вы. И наконец, подпись, обеспечение и подача остаются ручными, так что совсем без вечеров с площадкой не обойтись. Бот убирает чтение лишнего, а не саму работу с заявкой.
Кому подойдёт, а кому нет
Подойдёт, если вы поставляете понятные товары или услуги, которые регулярно закупают: расходники, мебель, ремонт, обслуживание, обучение. И если тендеры вы уже пробовали или хотите пробовать, но смотрите их сами, урывками.
Не подойдёт, если тендер у вас был один и больше не планируется: памятку для бота дольше писать, чем прочитать документацию. Если у вас уже есть тендерный специалист, роль станет его помощником, а не заменой. И если вы ждёте, что бот сам подаст заявку и выиграет, - так не будет.
Как проверить, что стало лучше
Возьмите прошлый месяц и выпишите по памяти и по почте: сколько закупок вы нашли слишком поздно, за день-два до конца подачи, и сколько раз передумали участвовать уже после того, как начали собирать заявку. Потом месяц поработайте с ролью и посчитайте то же самое. Рядом записывайте, сколько закупок бот зря пропустил.
Если закупок по вашей теме в месяц немного, разница может оказаться случайной: одна удачная или неудачная неделя перевесит всё. Тогда сравнивайте за более долгий срок или просто смотрите, перестали ли вы решать «участвуем» ночью накануне. О том, как оценивать пользу бота по результатам, а не по ощущениям, есть статья как мерить пользу бота за неделю.
С чего начать
Выберите одну группу товаров, напишите памятку для бота на страницу и неделю посмотрите на ежедневные подборки, не подавая ничего нового. Если подборки окажутся полезными, на следующей неделе разберите первую документацию через выжимку. Если вы раньше не отдавали боту рутину, начните с общего: прочитайте, с чего начать автоматизацию рутины, или как отдать агенту один процесс за вечер.
Когда будете готовы настроить своего бота, начните со страницы /start.
Дальше: разберитесь, что поставить на расписание первым, и когда хватает подключений, а когда нужна работа через компьютер бота.