Поставщики: как сравнить предложения в одной таблице и выбрать самому
Сравнить предложения поставщиков проще всего в одной таблице с одинаковыми колонками: цена за единицу с доставкой, минимальная партия, срок, оплата, гарантия и возврат. Бот сводит в неё разрозненные КП и прайсы и пишет, что уточнить, а выбор поставщика остаётся за вами.
Почему предложения поставщиков трудно сравнить?
Один поставщик присылает цену за штуку, другой присылает цену за упаковку из 12. У одного цена с НДС, у другого без. Доставка у первого включена, у второго отдельной строкой внизу, мелким шрифтом. Третий даёт отсрочку 30 дней, четвёртый просит предоплату 100%, и на бумаге его цена кажется ниже, а по факту вы замораживаете деньги раньше на срок отсрочки.
Глазами такое сравнивать почти бесполезно: мозг цепляется за первую цифру «цена за штуку» и упускает, что у неё другая база. В итоге выбирают не того, кто дешевле, а того, чьё письмо проще читалось.
Условный пример: упаковочная лента
Нужна партия упаковочной ленты, 500 рулонов. Условные цены у трёх поставщиков:
- Поставщик 1: 450 руб. за рулон, минимальная партия 500 рулонов, доставка отдельно 15 000 руб., предоплата 100% за 20 дней до поставки.
- Поставщик 2: 470 руб. за рулон, минимальная партия 50 рулонов, доставка включена в цену, отсрочка 14 дней после поставки.
- Поставщик 3: 440 руб. за рулон, минимальная партия 500 рулонов, доставка включена, срок поставки не указан.
Считаем на заказ в 500 рулонов. У поставщика 1 товар стоит 500 × 450 = 225 000 руб., плюс доставка 15 000 руб., итого 240 000 руб. или 480 руб. за рулон с доставкой. Но деньги нужно отдать на 20 дней раньше, чем лента придёт на склад. Если считать, что деньги в обороте стоят компании примерно 2% в месяц, 20 дней заморозки 240 000 руб. добавляют ещё около 3 200 руб. Итого выходит 243 200 руб., то есть около 486 руб. за рулон.
У поставщика 2 товар с доставкой стоит 500 × 470 = 235 000 руб. Платите после того, как лента придёт, и деньги заранее не замораживаете. Итого 235 000 руб. или 470 руб. за рулон.
Поставщик 3 дешевле обоих по цене за рулон, но не называет срок поставки, и этот вопрос нужно закрыть прежде, чем сравнивать его с остальными.
После пересчёта на рулон с доставкой и с учётом того, что предоплата замораживает деньги заранее, второй поставщик обходится дешевле первого: 235 000 руб. против 243 200 руб., хотя цена за рулон у первого ниже, 450 руб. против 470 руб.
Какое правило держать?
Какие критерии важны и в каком порядке, решаете сами, а бот сводит все предложения к одной таблице с одинаковыми колонками и единой ценой с доставкой. Переговоры, выбор поставщика и подписание договора остаются за вами.
Как собрать таблицу и вопросы к поставщикам за вечер?
- Записать от 5 до 7 критериев и расставить, что важнее: цена, срок, минимальная партия, отсрочка, гарантия, возврат.
- Собрать все предложения, какие есть: PDF с КП, прайсы в Excel, переписку в почте.
- Попросить бота свести всё в таблицу с одинаковыми колонками и одной ценой за единицу с доставкой и условиями.
- Получить по каждому поставщику список того, чего нет в предложении: не указан срок, не ясно, кто платит за брак, нет условий возврата. Отдельно уточните, кто платит за пересорт и бой, если такое случится, и что будет, если срок поставки сдвинется.
- Разослать уточняющие вопросы поставщикам самостоятельно. Бот готовит только черновики писем, отправляете вы.
Проверяемый итог вечера: таблица со всеми предложениями и список вопросов, уже отправленных поставщикам. Выбор поставщика делается позже, когда придут ответы, таблицу обновляют их данными, и только тогда сравнивают и выбирают, записывая рядом причину, почему выбрали именно этого, а не того, кто дешевле на бумаге.
Где помогает Grok Bot?
Здесь удобно подключить Grok Bot. Grok Bot работает как система облачных агентов, и можно настроить роль «закупка» со своим набором критериев. Она каждый раз приводит новые предложения к той же таблице, что и в прошлый раз, так что сравнивать легче даже спустя месяцы. Бот может сам поискать открытую информацию о поставщике, например, записи в ЕГРЮЛ или сведения в картотеке арбитражных дел, но такие выводы всегда помечает источником, а не выдаёт как факт.
Если хочется запустить первый такой процесс в закупках, почитайте разбор с конкретным примером: Бот-помощник для предпринимателя: один процесс за вечер.
Похожая логика работает и со складом. Если выбор поставщика закрыт, дальше встаёт вопрос, когда у этого поставщика заказывать. Про это есть отдельный разбор: Остатки на складе: когда заказывать.
Чего бот не делает?
- Не ведёт переговоры от вашего имени и не отправляет сообщения поставщикам сам.
- Не принимает предложения и не подписывает договоры.
- Не платит и не вносит предоплату.
- Не делает выводов о надёжности поставщика без указания источника.
- Не пересылает цены одного поставщика другому.
Если хочется перестать сравнивать КП глазами и получить готовую таблицу за один вечер, с чего начать.