Подрядчики срывают сроки: недельная сводка и напоминания, которые вы отправляете сами
Среда, десять вечера. Дизайнер обещала макет «к концу недели». Верстальщик ждёт этот макет и пока ничего не делает. Подрядчик по рекламе третий день пишет «почти готово». Вы листаете три чата и пытаетесь вспомнить, кто к какому числу что обещал и что вы уже получили на руки. Выходит, что на руках ничего. Вы пишете «ну как там?», тон получается резкий, а сроки всё равно сдвигаются.
Эта статья для тех, кто сам заказывает работу у подрядчиков и сам держит в голове их сроки. Раз в неделю у вас будет одна таблица: кто что обещал, что уже прислал и кому нужно написать, а напоминание вы отправите сами и без раздражения.
Почему следить за подрядчиками приходится вам
Каждый подрядчик живёт в своём чате или в своей почте. Сроки называются словами: «к концу недели», «после праздников», «как только вы пришлёте тексты», и через неделю уже никто не помнит, что имелось в виду. В одной таблице, где видно, кто что обещал и к какой дате, это не лежит.
Самое неприятное - цепочки. Верстальщик не может начать, пока нет макета. Реклама не стартует, пока нет страницы. Один сдвиг тянет за собой ещё два, а вы узнаёте об этом, только когда спрашиваете каждого отдельно.
На что опираться в сводке
Бот собирает картину и пишет черновик. Вы решаете, писать ли подрядчику вообще и каким тоном, и сами отправляете сообщение из своего чата или почты.
Второе правило важнее. Готовым считается то, что пришло вам на руки: ссылка, файл, отчёт, доступ. «Почти готово» и «в работе» - это слова, а не результат. В сводке они так и помечаются: обещано, но не получено.
Как собрать сводку по подрядчикам
- Выпишите активных подрядчиков. На первый раз хватит тех, кто работает с вами прямо сейчас. Для каждого: что делает, к какой дате обещал, кому от него что нужно дальше. Расплывчатые сроки вроде «к концу недели» или «после праздников» переведите в дату сами. Если даты нет, бот ставит «непонятно» и не решает за вас, что «конец недели» - это пятница.
- Соберите их последние сообщения и отчёты за неделю. Скопируйте из чатов и почты или выгрузите, если сервис позволяет. Только переписку по работе, без личного.
- Попросите сводку. По каждому подрядчику: что обещал, к какой дате, что пришло на руки, что мешает, кто ждёт его результата.
- Получите статусы. Сдано, идёт по плану, срок под угрозой, срок прошёл, ждёт вас, непонятно. «Непонятно» - когда в переписке нет ни даты, ни результата.
- Сами решите, что делать с «непонятно». Договорённости помните вы, а бот дату не угадывает.
- Получите черновики напоминаний. Только для тех, у кого срок прошёл или под угрозой. Остальным писать незачем.
- Прочитайте черновик, перепишите под себя и отправьте. Ответ подрядчика и новую дату, если он её назвал, внесите в ту же таблицу.
К концу вечера у вас одна таблица по всем активным подрядчикам: у каждого дата, статус и следующий шаг. Отдельно видны цепочки, кто кого ждёт.
Бывает, что срок держите вы сами. Подрядчик ждёт тексты, доступ к сайту или ваш ответ на правки. Такие случаи бот отмечает в графе «что мешает» пометкой «ждёт вас» и напоминание подрядчику не готовит. Вместо этого вы получаете короткий список того, что должны вы: кому, что и с какого числа.
Как написать подрядчику, чтобы он не обиделся и прислал работу
Подрядчику проще ответить на конкретный вопрос, чем на «ну как там?». В хорошем напоминании сказано, о какой работе речь, к какой дате договаривались и что нужно прислать сейчас. Если от этого результата зависит другой подрядчик, об этом можно сказать спокойно: так человеку проще понять, почему вы пишете.
Один сдвинутый срок - обычное дело, хватит вежливого вопроса. Если срок сдвигается каждую неделю, сообщения уже не помогут, нужен разговор голосом. Вести его, а тем более решать, работать ли дальше, будете вы сами.
Угрозы, штрафы, «иначе не заплатим» и «нам срочно», когда на самом деле не срочно, в черновик не попадают. Как и обещания, которых вы подрядчику не давали.
Как настроить роль в Grok Bot
Назовите роль «сводка по подрядчикам» и дайте ей задание из трёх частей.
- На вход: ваш список подрядчиков с обещанными датами, их сообщения и отчёты за неделю, которые вы сами собрали, короткий регламент тона; начиная со второй недели - прошлая сводка с новыми датами.
- На выход: таблица по каждому подрядчику (что обещал, к какой дате, что получено, статус, кто ждёт, ждёт ли подрядчик вас); отдельный список «непонятно» с вопросом, чего не хватает; список того, что должны вы; черновики напоминаний только для просроченных и тех, у кого срок под угрозой.
- Когда ставить «срок под угрозой»: до даты осталось два дня или меньше, а промежуточного результата нет, или подрядчик сам написал, что задерживается. В остальных случаях бот сроки не оценивает.
- Что нельзя добавлять: угрозы, штрафы, удержание оплаты, разговор о расторжении, новые сроки для вашего клиента, прогресс, которого нет в переписке.
Когда в переписке пусто, бот так и пишет: «недостаточно данных». Додумывать, что работа идёт, он не должен.
Раз в неделю, например в среду утром, вы складываете в Grok Bot переписку за прошедшие дни. Роль стоит на расписании и к вечеру того же дня отдаёт таблицу и черновики. Собирать сообщения из чатов подрядчиков она не умеет и не должна, это остаётся вашей минутой работы. Про расписание подробнее: что поставить на расписание первым.
Пример. Дизайнер Аня обещала макет главной страницы к пятнице, 9 октября. В переписке за неделю: «работаю, на этой неделе будет». Ни ссылки, ни файла. Верстальщик Игорь написал, что ждёт макет. Статус Ани: срок под угрозой, на руках ничего. Статус Игоря: ждёт Аню.
Черновик для Ани: «Аня, привет. Напоминаю про макет главной к пятнице, 9 октября. Пришли, пожалуйста, ссылку на то, что уже есть, даже черновое. Игорю нужно понять, когда он сможет начать вёрстку».
Вы проверяете: точно ли договаривались на пятницу, а не «на следующей неделе», и стоит ли упоминать Игоря. Фраз вроде «если не успеешь - найдём другого» или «заплатим позже» там нет. Если всё сходится, пишете Ане сами, в вашей обычной переписке с ней.
Вторая неделя устроена так же, но вы добавляете прошлую сводку. Подрядчика, который назвал новую дату, бот до этой даты не трогает. Если дата прошла, а результата нет, он предлагает напоминание строже, но без угроз. Решение о разговоре или замене подрядчика остаётся за вами.
Где бот останавливается
- не пишет подрядчику от вашего имени: отправка всегда ваша;
- не угрожает, не штрафует и не пишет про расторжение договора;
- не задерживает и не меняет оплату, не обещает премию за скорость;
- не обещает вашему клиенту новые сроки поверх статуса подрядчика;
- не придумывает прогресс, если в переписке его нет;
- не предлагает новое напоминание раньше даты, которую назвал подрядчик;
- не получает пароли от ваших чатов и почты, работает только с тем, что вы скопировали сами. Подробнее: разрешения и двухфакторка без истерики.
Если в таблице всё чаще «идёт по плану» у тех, кто ничего не прислал, или черновики звучат жёстче вашего регламента, остановите роль. Пару недель ведите таблицу руками, допишите в регламент, что именно пошло не так, и включите снова.
Чем это отличается от соседних задач
Хранитель обещаний и сторож запросов ловит мелкие обещания со звонков и встреч каждый день: что должны вы и что ждёте от коллег. Здесь другое: вы заказчик, и раз в неделю смотрите на работу внешних подрядчиков - что обещано, что получено, кто кого держит.
Деньги в этой сводке не трогаем вовсе: оплату подрядчикам вы решаете сами и отдельно.
Нанимать человека, который ведёт подрядчиков, на старте обычно рано. Если он со временем понадобится, эта таблица станет для него готовым началом. Старт рутины шире: автоматизация рутины: с чего начать.
Пусть следующая среда начнётся с таблицы, а не с трёх чатов и резкого «ну как там?». С чего начать: /start.
Дальше: хранитель обещаний - то же спокойствие для обещаний со звонков. Также: что поставить на расписание первым.