# Кто не заплатил: как бот сверяет оплаты и готовит напоминания клиентам

Дата: 2026-10-07

Как владельцу раз в неделю понять, кто из клиентов не заплатил: бот сверяет выставленные счета с поступлениями, готовит список долгов и черновики напоминаний, а решение и отправка за вами.

Пятница, вечер. Вы открываете переписку с клиентом, чтобы спросить про новый заказ, и вдруг вспоминаете: а прошлый счёт он вообще оплатил? Вроде писал «на этой неделе закроем». Вы лезете в банк, листаете поступления, находите какой-то платёж от похожей фирмы, но сумма не та. Писать «вы мне должны» неловко. Не писать - деньги так и висят. Вы закрываете банк и решаете разобраться в понедельник. В понедельник снова не до того.

Пока долги живут в голове, ваши деньги лежат у клиента, а вечера уходят на то, чтобы вспомнить, кто кому что обещал. Ниже - как за один вечер в неделю видеть честную картину и спокойно напоминать.
Бот не выбивает долги. Он честно показывает, кто не заплатил, и готовит вежливый текст. Кому, когда и каким тоном напомнить - решаете вы, и отправку делаете тоже вы.
## Почему владелец не знает, кто ему должен
Счета лежат в одном месте: в таблице, в сервисе счетов или в папке с файлами. Поступления - в банке. А договорённости вроде «заплачу в пятницу» или «половину сейчас, половину после сдачи» - в переписке. Три места, и ни одно не отвечает на простой вопрос «кто мне сейчас должен».
Сверять руками долго. Напоминать неловко, особенно хорошему клиенту, с которым работаете давно. Поэтому сверка откладывается, а неловкость только растёт: чем дольше молчите, тем тяжелее потом написать первое сообщение.
## Какое правило держать
Сверка и черновик - бот. Кому напомнить, когда, каким тоном и надо ли напоминать вообще - вы. Отправку тоже делаете вы, там, где обычно пишете клиенту.
К банку бот доступа не получает. Только выписка, которую вы сами выгрузили и положили. Никаких прав на платежи, никакого входа в интернет-банк по паролю.
И ещё одно. Если бот не может уверенно сопоставить платёж со счётом, он не угадывает. Такой случай идёт в отдельную графу «непонятно», и разбираете его вы.
## Как свести оплаты за один вечер
  1. **Выгрузите список выставленных счетов за период.** Например, за последний месяц. Нужны номер счёта, клиент, сумма, дата и срок оплаты, если он был. Если срока в счёте нет, договоритесь с собой заранее: либо ваш обычный срок записан в задании роли (например, 5 рабочих дней), либо счёт без срока уходит в «непонятно».
  2. **Выгрузите выписку поступлений за тот же период.** Из своего интернет-банка, в таблицу или файл, как банк позволяет. Только поступления за этот период и только с расчётного счёта бизнеса, не с личной карты. Без списаний и лишних столбцов.
  3. **Попросите сверку.** По номеру счёта в назначении платежа, по сумме, по названию клиента.
  4. **Получите таблицу с пятью статусами.** Оплачено, оплачено частично, просрочено, ждём (срок не наступил), непонятно. Напоминания готовятся только для просроченных и для частичных, у которых срок уже прошёл.
  5. **Разберите «непонятно» руками.** Платёж без назначения, чужое название плательщика, две оплаты одной суммой от разных людей. Здесь нужна ваша память и ваша переписка, а не догадка бота.
  6. **Получите черновики напоминаний в двух тонах.** Мягкое - «кажется, потерялось». Деловое - с номером счёта и суммой. Третий тон, последнее напоминание перед паузой в работе, бот готовит только если в вашей заметке по клиенту так и написано.
  7. **Выберите текст, поправьте и отправьте сами.** И запишите в таблицу, о чём договорились: какую дату назвал клиент.


![Мужчина во дворе развешивает листки на верёвке, раскладывая счета по статусам, рядом оранжевый бот](/inline/inline1-kto-ne-zaplatil-oplaty-i-dolgi-klientov.webp)
Итог вечера, который можно проверить: таблица по всем счетам за период с пятью статусами, где у каждого должника стоит дата следующего шага, а у счетов «ждём» - дата, когда наступит срок. Не «все заплатили», а «я знаю, кто должен и что я делаю дальше».
## Как напомнить об оплате и не испортить отношения
Тон зависит от истории клиента. Тот, кто первый раз опоздал, скорее всего просто забыл или счёт застрял у его бухгалтера. Ему хватит короткого мягкого напоминания. Тот, кто задерживает каждый раз, получает деловой текст с номером счёта, суммой и вопросом про дату.
Бот предлагает текст, вы добавляете личное: имя, деталь из последнего разговора, спасибо за прошлую работу. Пауза в работе - это ваше решение, а не строчка, которую бот вставил для убедительности.
Чего не должно быть в напоминании от бота: угроз, штрафов, слов про суд и юридических формулировок. Если вы считаете, что дело идёт к претензии, это разговор с юристом, а не задача для черновика.
![Мужчина сам везёт письма на велосипеде, зелёный бот сидит в корзине с конвертами](/inline/inline2-kto-ne-zaplatil-oplaty-i-dolgi-klientov.webp)
## Как поставить эту задачу в Grok Bot
Одна роль - «контроль оплат». Задание у неё короткое, и лучше записать его прямо так.
  * **На вход:** ваша выгрузка счетов, ваша выписка поступлений за тот же период, короткий регламент тона и заметки по клиентам, если есть (кто платит через бухгалтера, с кем договорились о частях); со второй недели - ещё и прошлая таблица с договорённостями.
  * **На выход:** таблица по каждому счёту со статусом (оплачено, частично, просрочено, ждём - срок не наступил, непонятно) и причиной статуса; для просроченных и для частичных после срока - черновики напоминаний в мягком и деловом тоне; отдельный список «непонятно» с вопросом, что именно не сошлось.
  * **Что нельзя добавлять:** скидки, рассрочку, новые сроки, пени и штрафы, угрозы, слова про суд, паузу в работе без вашей пометки, сведения о клиенте, которых нет в выгрузках и заметках.


Если данных не хватает, бот пишет «недостаточно данных, проверьте сами», а не додумывает, кто и за что платил.
Вторая неделя устроена так же, но к двум выгрузкам вы добавляете прошлую таблицу с договорённостями. Клиента, который назвал дату, бот до этой даты не трогает. Если дата прошла, а денег нет, он предлагает следующий тон. Жёстче делового бот без вашего решения не пишет.
Роль в [Grok Bot](/articles/chto-takoe-grok-bot) удобно поставить на расписание раз в неделю. В выбранный день вы сами кладёте две свежие выгрузки, а к вечеру роль готовит таблицу и черновики. Сама в банк она не ходит: без вашей выписки ей не с чем работать. Что ещё ставить по расписанию - в статье [что поставить на расписание первым](/articles/routines-chto-stavit-na-raspisanie).
Пример. Условные цифры, чтобы показать механику. Счёт № 214 студии «Кедр» на 48 000 ₽, срок оплаты 25 сентября. В выписке от «Кедра» есть платёж на 30 000 ₽ с назначением «оплата по счёту 214». Статус: оплачено частично, остаток 18 000 ₽. В заметках: «Ольга, всегда платят вовремя, первый раз такое».
Черновик, мягкий тон: «Ольга, добрый день. Пришло 30 000 ₽ по счёту № 214, спасибо. По счёту остаётся 18 000 ₽. Подскажите, пожалуйста, когда ждать вторую часть, или, может быть, оплата уже в пути?»
Вы смотрите: правда ли пришло 30 000 и именно по этому счёту, не договаривались ли вы с Ольгой на две части (если договаривались - напоминание не нужно вовсе). Ни скидки, ни «иначе приостановим работы». Отправляете сами, там, где обычно с Ольгой переписываетесь.
А рядом в графе «непонятно» строка: «Платёж 15 000 ₽ от ИП без назначения, похожих счетов два: № 209 и № 217. Чей это платёж?». Это вы разбираете руками, бот не выбирает за вас.
Обещания со звонков, вроде «оплатим в пятницу», удобно ловить в соседней роли: [хранитель обещаний и сторож запросов](/articles/hranitel-obeshchaniy-storozh-zaprosov).
## Стопы: чего бот не делает с деньгами
  * не отправляет напоминания сам - кнопку жмёте вы;
  * не проводит платежи, не выставляет и не отменяет счета;
  * не входит в интернет-банк по паролю и не обходит двухфакторку - только ваша выгрузка. Подробнее: [разрешения и двухфакторка без истерики](/articles/approval-i-2fa-bez-isteriki);
  * не обещает скидки, рассрочку и новые сроки;
  * не начисляет пени и штрафы и не грозит судом или передачей долга третьим лицам;
  * не предлагает новое напоминание раньше даты, которую назвал клиент;
  * не вносит ничего в бухгалтерию, CRM и банк без вас;
  * не решает, приостанавливать ли работы с клиентом.


Роль выключайте, если бот раз за разом ставит «оплачено» там, где не уверен, или дописывает в черновики условия, которых вы не давали. Вернитесь на неделю к ручной сверке и поправьте регламент.
## Чем это отличается от бухгалтерии и взыскания
Это не учёт и не взыскание долгов. Бухгалтер ведёт учёт, юрист занимается спорами. Здесь задача проще: раз в неделю честно увидеть, кто не заплатил, и не бояться первого сообщения. Если хочется понять, с какой рутины начинать вообще, - [автоматизация рутины: с чего начать](/articles/avtomatizaciya-rutiny-v-biznese-s-chego-nachat).
Как понять, что работает: через месяц посмотрите, остались ли счета, про которые вы не знаете, оплачены они или нет. Без процентов, просто глазами.
В эту пятницу не листайте банк в надежде вспомнить. Две выгрузки, сверка, графа «непонятно», черновик, ваша правка, ваша отправка. Напоминать станет не так неловко, когда вы точно знаете, о чём напоминаете. С чего начать: [/start](/start).
**Дальше:** [что поставить на расписание первым](/articles/routines-chto-stavit-na-raspisanie) \- еженедельная сверка оплат хорошо туда ложится. Также: [хранитель обещаний](/articles/hranitel-obeshchaniy-storozh-zaprosov).